Optimización del Trabajo

Creo que ya he comentado alguna vez que me encanta optimizar el trabajo (sobre todo el de los demás :P) al máximo para trabajar el mínimo imprescindible, en el menor tiempo posible y con la máxima seguridad de un trabajo de calidad correcta y terminación correcta, siempre buscando el equilibro cuasiperfecto entre calidad/tiempo.

Para ello hago un estudio de la forma habitual de trabajo, analizo donde están los puntos flojos en cuanto a fiabilidad de información y los tiempos empleados en los diferentes apartados de una tarea; de este modo mejoro a través de unas pautas la estructura de trabajo ofreciendo una fiabilidad mucho más grande que la anterior en menor tiempo. Por tanto no sólo estamos obteniendo una mejora de tiempo con el mismo grado de finalización de trabajo si no que además mejoramos en la fiabilidad del mismo siempre que sea posible. Bien a través de pautas de comportamiento, rellenado de hojas de control o con ayuda informática.

En este caso voy a intentar ayudar a un colega en la optimización de su «empresa»; lo pongo entrecomillas porque a mi forma de ver no adquiere el grado de empresa, no lo digo despectivamente si no a la forma de trabajo.

Caso Práctico: Tienda de Informática

Un primer contacto previo con la persona ya me da datos relevantes. Es «un poco perro» por lo que el equilibro entre rapidez/fiabilidad se decantará un poco hacia rapidez (siempre tenemos en cuenta que la fiabilidad es igual o mejor que lo que hay actualmente), pero esa fiabilidad óptima se verá levemente mermada a favor de la rapidez que necesita una persona que es un poco perro (al igual que yo).

Próximamente expondré las pautas realizadas con cada trabajo, así como las posibles necesidades que desea mi colega y su optimización.

Pensando sin ver aún el caso puedo intuir que necesita ofrecer precios los más precisos posibles y nunca dar un no como respuesta. Ante la experiencia (poca) que tengo, una tienda de informática recién montada puede decir «tierra trágame» o «echarse las manos a la cabeza» ante la simple pregunta de un cliente de… «Hola, tenéis precios de portátiles?»
Es normal que en estos casos entren sudores fríos y nos quedemos con la mente helada pensando «¿y qué digo yo ahora?», dado que no pertenece a ninguna «franquicia» o «cadena de tiendas» el marketing tiene que hacerlo uno mismo y dado que es un poco perro, ese tema aún no lo ha tocado y sí que lo quiere tocar.
La solución no es otra que encontrar un proveedor fiable que aunque sea un pelín más caro que la media asegure una disponibilidad del portatil medianamente decente, que no sean de esos que te mandan la oferta y al dia siguiente no les quede (que puede pasar pero si es fiable y grande o incluso tiene stock en tiempo real pues mucho mejor).
Así que la solución es encontrar ese proveedor con una presencia web correcta, con fichas de productos y fotos, precios y stock.
La solución optima sería: los lunes de cada semana, confeccionar una serie de fichas con foto, características y precio y ponerlas en una bonita carpeta de hojas de plástico, así cuando un cliente entre por la puerta, le podremos responder con una agradable sonrisa y tranquilidad «puede hojear nuestras ofertas semanales en portátiles, van cambiando cada semana», el cliente, hojea, ve lo que tenemos y se va a meditar a su casa.
Problema 1. No tenemos la certeza de que la persona vaya a hacer las fichas todos los lunes de cada semana, a lo mejor lor primeros si, luego ya no, va enseñando un catalogo q se le va quedando obsoleto por no actualizar y al final le piden uno (que para uno que piden…) que ya no está en stock.
Problema 2. El cliente te puede decir, «si, muy bonitos pero, no los tienes con 2gb de ram y 120gb de disco duro?» En ese momento dices… «jalllllllll, ahí me ha pillao»

Solución al Problema 1 y Problema 2: Realizar un sencillo programa con base de datos propia en SQL que contenga todos los artículos del proveedor, así las fotos y fichas extraidas de forma automática pero con nuestros margenes y precios PVP. Esta aplicación se actualizará a diario de forma automática, por lo que tan sólo tendríamos que decir, «pues un momento que lo consulto a ver si me sale en el listado»
buscamos: portatil 2gb 120gb y tachán! saldrá un listado ordenado por precio con su stock y pvp, sin necesidad de conectarnos al web del proveedor. Si hacemos doble click podremos ver la ficha, foto y precio PVP del producto elegido y mostrarlo al cliente sin problema alguno y si lo desea imprimirlo (si, así se confeccionarían las fichas para gandules).

Esta aplicación ya está desarrollada por lo que la implementación variará  levemente y consta de lo siguiente:

1. Programa para Windows donde se realizan búsqueda externas (búsquedas de productos que no disponemos en el almacén), además tiene módulo de gestión de incidencias y un módulo de Pedidos de Material.

2. Un enlace a cada proveedor (pues puede manejar múltiples proveedores) que analizará los artículos que tiene y «popularizará» nuestra base de datos con nombre, familia, precio de compra, stock, etc.

3. Un robot que se encargará de capturar fotos y fichas de cada artículo para incorporarlo en la base de datos.

4. Adicionalmente se puede contar con un «repoblador», un programa que «popula» la posible tienda virtual que tenga el cliente (mi colega) con todos los artículos de todos los proveedores que tenga filtrando las categorias y poniendolo en las categorias correctas que hayamos definido en la tienda virtual con su PVP y todo correcto. Lo que se asegura disponer de una tienda virtual con un amplio catálogo y lo mejor de todo actualizada en precio y stock a diario sin mover un dedo xD

Nota sobre 2: Los enlaces pueden ser del tipo:

– CSV que nos envia el proveedor a un FTP propio. Chupado.
– XLS que nos envia el proveedor a un FTP propio. Chupado.
– CSV que tiene el proveedor en su web. Chupado.
– XLS que tiene el proveedor en su web. Chupado.
– El proveedor sólo tiene web y no listados. Chupado. (En este caso el spider hará todo el trabajo de capturar artículos, familias, características, fotos y precios)

Nota sobre 4: Además podemos popular la tienda virtual con nuestros propios productos del almacén además de los de los proveedores todos con su margen adecuado según la familia y proveedor :)

De este modo la optimización de precios es bastante aceptable. Y en el caso no sólo de portátil si no de cualquier producto que nos soliciten y no dispongamos en tienda, con esta aplicación podremos realizar una búsqueda masiva en todos los proveedores que manejamos (imaginemos que son 300.000 artículos diferentes en total) sabiendo el coste total, disponibilidad, tiempo de servicio normal del proveedor, margen, etc.
Si buscas «INTEL E6420», pues te salen todos los Intel e6420 de todos los proveedores, miras cual es el más barato y ale :) (lo cual ayuda al proceso de compra)
Si a esto le agregamos que dispone de módulo de Pedidos de Material, le damos a un botón y se pasará a un listado especial de material a pedir (definiremos cuantas unidades queremos, los datos del cliente -para llamarlo cuando el producto llegue-, si ha dejado señal, etc.)

Ahora quedaría analizar el resto de funcionamiento de la empresa y optimizarla totalmente.

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