Creo que ya he comentado alguna vez que me encanta optimizar el trabajo (sobre todo el de los demás :P) al máximo para trabajar el mínimo imprescindible, en el menor tiempo posible y con la máxima seguridad de un trabajo de calidad correcta y terminación correcta, siempre buscando el equilibro cuasiperfecto entre calidad/tiempo.
Para ello hago un estudio de la forma habitual de trabajo, analizo donde están los puntos flojos en cuanto a fiabilidad de información y los tiempos empleados en los diferentes apartados de una tarea; de este modo mejoro a través de unas pautas la estructura de trabajo ofreciendo una fiabilidad mucho más grande que la anterior en menor tiempo. Por tanto no sólo estamos obteniendo una mejora de tiempo con el mismo grado de finalización de trabajo si no que además mejoramos en la fiabilidad del mismo siempre que sea posible. Bien a través de pautas de comportamiento, rellenado de hojas de control o con ayuda informática.
En este caso voy a intentar ayudar a un colega en la optimización de su “empresa”; lo pongo entrecomillas porque a mi forma de ver no adquiere el grado de empresa, no lo digo despectivamente si no a la forma de trabajo.
Caso Práctico: Tienda de Informática
Un primer contacto previo con la persona ya me da datos relevantes. Es “un poco perro” por lo que el equilibro entre rapidez/fiabilidad se decantará un poco hacia rapidez (siempre tenemos en cuenta que la fiabilidad es igual o mejor que lo que hay actualmente), pero esa fiabilidad óptima se verá levemente mermada a favor de la rapidez que necesita una persona que es un poco perro (al igual que yo).
Próximamente expondré las pautas realizadas con cada trabajo, así como las posibles necesidades que desea mi colega y su optimización.
Pensando sin ver aún el caso puedo intuir que necesita ofrecer precios los más precisos posibles y nunca dar un no como respuesta. Ante la experiencia (poca) que tengo, una tienda de informática recién montada puede decir “tierra trágame” o “echarse las manos a la cabeza” ante la simple pregunta de un cliente de… “Hola, tenéis precios de portátiles?”
Es normal que en estos casos entren sudores fríos y nos quedemos con la mente helada pensando “¿y qué digo yo ahora?”, dado que no pertenece a ninguna “franquicia” o “cadena de tiendas” el marketing tiene que hacerlo uno mismo y dado que es un poco perro, ese tema aún no lo ha tocado y sí que lo quiere tocar.
La solución no es otra que encontrar un proveedor fiable que aunque sea un pelín más caro que la media asegure una disponibilidad del portatil medianamente decente, que no sean de esos que te mandan la oferta y al dia siguiente no les quede (que puede pasar pero si es fiable y grande o incluso tiene stock en tiempo real pues mucho mejor).
Así que la solución es encontrar ese proveedor con una presencia web correcta, con fichas de productos y fotos, precios y stock.
La solución optima sería: los lunes de cada semana, confeccionar una serie de fichas con foto, características y precio y ponerlas en una bonita carpeta de hojas de plástico, así cuando un cliente entre por la puerta, le podremos responder con una agradable sonrisa y tranquilidad “puede hojear nuestras ofertas semanales en portátiles, van cambiando cada semana”, el cliente, hojea, ve lo que tenemos y se va a meditar a su casa.
Problema 1. No tenemos la certeza de que la persona vaya a hacer las fichas todos los lunes de cada semana, a lo mejor lor primeros si, luego ya no, va enseñando un catalogo q se le va quedando obsoleto por no actualizar y al final le piden uno (que para uno que piden…) que ya no está en stock.
Problema 2. El cliente te puede decir, “si, muy bonitos pero, no los tienes con 2gb de ram y 120gb de disco duro?” En ese momento dices… “jalllllllll, ahí me ha pillao”
Solución al Problema 1 y Problema 2: Realizar un sencillo programa con base de datos propia en SQL que contenga todos los artículos del proveedor, así las fotos y fichas extraidas de forma automática pero con nuestros margenes y precios PVP. Esta aplicación se actualizará a diario de forma automática, por lo que tan sólo tendríamos que decir, “pues un momento que lo consulto a ver si me sale en el listado”
buscamos: portatil 2gb 120gb y tachán! saldrá un listado ordenado por precio con su stock y pvp, sin necesidad de conectarnos al web del proveedor. Si hacemos doble click podremos ver la ficha, foto y precio PVP del producto elegido y mostrarlo al cliente sin problema alguno y si lo desea imprimirlo (si, así se confeccionarían las fichas para gandules).
Esta aplicación ya está desarrollada por lo que la implementación variará levemente y consta de lo siguiente:
1. Programa para Windows donde se realizan búsqueda externas (búsquedas de productos que no disponemos en el almacén), además tiene módulo de gestión de incidencias y un módulo de Pedidos de Material.
2. Un enlace a cada proveedor (pues puede manejar múltiples proveedores) que analizará los artículos que tiene y “popularizará” nuestra base de datos con nombre, familia, precio de compra, stock, etc.
3. Un robot que se encargará de capturar fotos y fichas de cada artículo para incorporarlo en la base de datos.
4. Adicionalmente se puede contar con un “repoblador”, un programa que “popula” la posible tienda virtual que tenga el cliente (mi colega) con todos los artículos de todos los proveedores que tenga filtrando las categorias y poniendolo en las categorias correctas que hayamos definido en la tienda virtual con su PVP y todo correcto. Lo que se asegura disponer de una tienda virtual con un amplio catálogo y lo mejor de todo actualizada en precio y stock a diario sin mover un dedo xD
Nota sobre 2: Los enlaces pueden ser del tipo:
- CSV que nos envia el proveedor a un FTP propio. Chupado.
- XLS que nos envia el proveedor a un FTP propio. Chupado.
- CSV que tiene el proveedor en su web. Chupado.
- XLS que tiene el proveedor en su web. Chupado.
- El proveedor sólo tiene web y no listados. Chupado. (En este caso el spider hará todo el trabajo de capturar artículos, familias, características, fotos y precios)
Nota sobre 4: Además podemos popular la tienda virtual con nuestros propios productos del almacén además de los de los proveedores todos con su margen adecuado según la familia y proveedor 
De este modo la optimización de precios es bastante aceptable. Y en el caso no sólo de portátil si no de cualquier producto que nos soliciten y no dispongamos en tienda, con esta aplicación podremos realizar una búsqueda masiva en todos los proveedores que manejamos (imaginemos que son 300.000 artículos diferentes en total) sabiendo el coste total, disponibilidad, tiempo de servicio normal del proveedor, margen, etc.
Si buscas “INTEL E6420″, pues te salen todos los Intel e6420 de todos los proveedores, miras cual es el más barato y ale (lo cual ayuda al proceso de compra)
Si a esto le agregamos que dispone de módulo de Pedidos de Material, le damos a un botón y se pasará a un listado especial de material a pedir (definiremos cuantas unidades queremos, los datos del cliente -para llamarlo cuando el producto llegue-, si ha dejado señal, etc.)
Ahora quedaría analizar el resto de funcionamiento de la empresa y optimizarla totalmente.
28 Noviembre 2007 a las 8:06 pm
En mi opinión el sistema de venta de las tiendas de informática es malo, muy malo. Por un lado está el tema de la mercancia: entiendo que dada la gran cantidad de productos y variables que existen, es imposible tenerlos en la tienda, pero eso mismo les sucede a las tiendas de muebles o de electrodomésticos y sin embargo por lo general si que tienen un stock decente.
Es muy triste entrar a una tienda de informática y ver cuatro estanterías con cuatro cajas vacías colocadas a todo lo largo, una torre con tarrinas de cd’s y poco más. Obviamente esto no incita al cliente a comprar y tampoco creo que represente el concepto de tienda tal y como lo entendemos. ¿Por qué prácticamente todo el stock está escondida en el almacen?
Esta escasez de stock junto con lo mal gestionado que suele estar este en general (como tus posts confirman) hace que preguntar por cualquier cosa en una tienda sea una tarea terriblemente tediosa porque hay que esperar a que el comerciante se pelee un rato con el pc y entonces nos responda con un si o un no… y de nuevo sin ver el producto ni de lejos.
Compara sino la misma compra (el proceso, no el dinero) en una tienda de informática o en una gran superficie con medios posibles, como Media Markt o El Corte Inglés.
29 Noviembre 2007 a las 11:58 am
Comparto casi totalmente tu comentario
Desde que trabajo en el mundo de la informática más o menos cercano a una tienda, nunca he entendido la filosofía de las mismas. Tener un almacén de productos y unos pocos productos en exposición. Es algo que mi razón no alcanza y lo digo desde un punto de vista muy cercano.
¿Por qué no emplear la tienda como almacén? Quizás algunas tiendas lo hacen (pocas pocas que yo haya visto).
Mi idea de tienda de informática si algún dia la montara (que visto como está el panorama actual lo dudo), sería un bajo de tamaño mediano (en relación con el bolsillo) pero tampoco hace falta que el bajo sea grande; con estanterías tipo Mediamarkt (las comparaciones son odiosas pero lo empleo como referencia), donde estén los productos más o menos básicos expuestos con un poquito de variedad (en relación con el tamaño de la tienda) y con los precios expuestos.
En este caso un cliente que vaya a comprar un teclado, antes que ir a otra tienda donde no sabe que teclado le deparará, entraría a nuestra tienda donde puede ver (aunq sea en caja) el producto y precios y llevarse el que más le guste bajo el brazo.
Si sería una especie de miniMediaMarkt, no es que sea una copia, es que el método funciona.
Está claro que esto sería para una serie de productos básicos (tanto por variedad como y sobre todo por precio) pero que seguro que cogen en un local medio/pequeño: teclados, ratones, memorias usb, cartuchos de tinta originales / compatibles, accesorios de red, accesorios wifi, zona de cables, monitores, impresoras, tarjetas varias, altavoces,… detrás del mostrador se podrían poner varias lejas con discos duros con el tipo, capacidad y precio en grande que se vea y placas base y VGAs.
Claro está no se puede invertir 100.000 en material para tienda pero lo que he dicho son productos muy básicos y de bajo coste.
En el caso de VGAs avanzadas y otros productos más caros pues tendría que ser bajo pedido con el programa comentado donde además de facilitar al cliente una respuesta rápida se le da la posibilidad de que vea el producto (aunque sea en foto) y llevarse la ficha impresa. De todas formas el tipo de cliente exigente casi siempre sabe exactamente que marca y modelos quiere comprar.
Una zona en el mostrador para recepción de material a reparar (SAT) donde además de tomar nota, se compruebe insitu el error del cliente (donde habrá un TFT colgado y unos cables (los justos) para conectar la torre atx, por ejemplo) y sea de madera marrón que no de cosa rayar esa zona de mostrador y que esté claramente diferenciada la zona (pintandola de otro color y con un cartel grande que ponga SAT o similar).
Otra zona que veo importante es una esquinita al lado del mostrador con una mesa de despacho y sillas. En las tiendas de informática parece que se va a comprar pescado, y mientras haces un presupuesto de un ordenador a un cliente tienen que estar de pie… muy mal. Una persona que va a comprar un ordenador va a realizar una inversión y se le tiene que atender de forma cómoda y asesorarle correctamente en dicha mesa de despacho
Eso sería mi tienda ideal.
¿Problemas? El robo de mercancía. Es un tema delicado, el mostrador debería de estar en la puerta de salida o algún sitio estratégico para vigilar todo siempre y cuando no hayan muchos clientes, si no, chungo. No se lo que valen las cajas de seguridad de plástico pero es un problema a tener en cuenta.